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Obwohl in den letzten Jahren viele Fortschritte erzielt wurden, bleibt die Digitalisierung im öffentlichen Sektor hinter den Anforderungen zurück. Aktuellen Studien zufolge nehmen nur 27 Prozent der Bürgerinnen und Bürger die öffentliche Verwaltung als leistungsfähig war und lediglich 23 Prozent der 11.000 Kommunen bewerten ihren Digitalisierungsstand als gut.
Dabei ist gerade in den Personalabteilungen kommunaler Einrichtungen der Handlungsdruck besonders hoch. Fachkräftemangel, neue gesetzliche Vorgaben und steigende Erwartungen an moderne Arbeitsbedingungen treffen auf papierbasierte Prozesse, Dateninseln und einen hohen Abstimmungsaufwand. Wie lassen sich unter diesen Bedingungen die Potenziale digitaler Lösungen konkret nutzen? Und wie kann Technologie helfen, den Fokus wieder auf die Mitarbeitenden zu legen? Ein Blick in die Praxis zeigt: Es geht – mit der richtigen Strategie und den passenden Tools.
Wenn Papierprozesse bremsen: Der Fall NürnbergMesse
Die Personalabteilung der NürnbergMesse mit über 1.200 Mitarbeitenden an internationalen Standorten, war lange stark papierbasiert organisiert. Vertragsänderungen, Dokumentenerstellung, Unterschriftenläufe – vieles lief manuell. Besonders in der Zusammenarbeit zwischen HR, IT, Betriebsrat und Führungskräften entstanden so erhebliche Zeitverluste.
Mit dem Wechsel auf eine zentrale, digitale HR-Plattform wurden die Prozesse spürbar entlastet. Die Projektleiterinnen Kathrin Schierl und Kristin Schreiner berichten von einer klaren Zielsetzung: Eine Software sollte sämtliche Personalprozesse digital abbilden, modular erweiterbar sein und langfristig Zeit sowie Ressourcen sparen. Die Wahl fiel auf Personio, eine HR-Software „aus einer Hand“. Nach nur vier Monaten war die Einführung abgeschlossen – inklusive digitaler Personalakte, automatisierter Workflows und Schnittstellen zur Zeiterfassung sowie zur Lohnabrechnung.
„Früher musste ich in gelben Papierakten im Schrank wühlen, um relevante Dokumente und Daten zu finden. Jetzt habe ich in Personio mit einem Klick in die digitale Personalakte alles sofort auf einen Blick“, sagt Kathrin Schierl. Auch bei der Dokumentenerstellung oder der Planung von Mitarbeitendengesprächen läuft nun vieles automatisiert. Führungskräfte und Mitarbeitende können jederzeit auf relevante Daten zugreifen – ganz gleich, ob im Büro oder im Homeoffice.
Entdecken Sie die Erfolgsgeschichte der NürnbergMesse
Stadt Worms Beteiligungs-GmbH: Mehr Klarheit, weniger Klicks
Auch bei der Stadt Worms Beteiligungs-GmbH war der Umstieg auf digitale HR-Prozesse ein notwendiger Schritt. Die Herausforderung: heterogene Strukturen, analoge Abläufe und mehrere isolierte Tools. Ziel war eine Lösung, die alles abbildet – ohne Medienbrüche und mit hoher Benutzerfreundlichkeit.
„Wir wollten unbedingt ein HR-Tool, das alles abbilden kann. Weitere Anforderungen waren ein Anbieter mit Firmensitz in Deutschland, ein hoher Datenschutzstandard und eine webbasierte Software“, erinnert sich Lisa Köhler, Assistenz der Geschäftsleitung. Die Implementierung der neuen Software dauerte lediglich zwei Monate. Heute läuft der gesamte HR-Alltag über eine zentrale Plattform. Von der Urlaubsplanung über das Onboarding bis zur digitalen Unterschrift ist alles integriert.
„Statt fünf Arbeitsschritten reicht jetzt ein Mausklick“, sagt Köhler. „Ich habe wieder mehr Zeit für die Menschen im Unternehmen – und nicht nur für die Verwaltung.“ Der Erfolg spricht sich herum: Zwei Tochtergesellschaften planen die Einführung, eine dritte hat bereits nachgezogen.
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Digitalisierung ist kein Selbstzweck – sondern notwendige Grundlage
Die Beispiele zeigen: Es braucht keine monatelangen Großprojekte, um digitale Strukturen im Personalbereich zu schaffen. Vielmehr geht es um gezielte Investitionen, klare Prozesse und eine Software, die auf die Realität im öffentlichen Sektor zugeschnitten ist.
Personio wird inzwischen von zahlreichen kommunalen Organisationen genutzt – darunter Stadtverwaltungen, Beteiligungsgesellschaften und kommunale Zweckverbände. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Transparenz und Einheitlichkeit: Alle Personalprozesse zentral abgebildet
- Zeitersparnis durch Automatisierung: Weniger manuelle Arbeit, schnellere Abläufe
- Rechtssicherheit und Datenschutz: DSGVO-konforme Datenhaltung auf deutschen Servern
- Niedrige Einstiegshürde: Kein IT-Fachwissen nötig, intuitive Bedienung
Verwaltung braucht moderne Werkzeuge, um handlungsfähig zu bleiben
Gerade im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte ist eine effiziente und moderne Personalarbeit kein Luxus, sondern Grundvoraussetzung. Die Beispiele aus Worms und Nürnberg zeigen, dass Digitalisierung nicht mit einem Komplettumbau der Verwaltung beginnen muss – sondern mit einer gut gewählten, praktikablen Lösung im Alltag.
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Kontakt:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: 089 262 000 017
E-Mail: sales@personio.de
www.personio.de
