Digitaler Dokumentenaustausch sicher, einfach und kostengünstig

Digitalisierung
TeamDrive erleichtert den digitalen Austausch von Dokumenten in der Öffentlichen Verwaltung. Foto: freepik.com

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Die Digitalisierung in der Öffentlichen Verwaltung wird in der Regel als hochkomplexer, zeit- und kostenaufwändiger Prozess wahrgenommen. Doch es geht auch anders, wenn man die notwendige Digitaltechnik nicht auf behördeninternen Servern installiert, sondern die benötigten Services aus der Cloud bezieht. Im Folgenden wird beschrieben, welche Anforderungen an ein System für den sicheren Dokumentenaustausch und die Zusammenarbeit für Kommunen und Behörden zu stellen sind. Der Clou: Man kann beinahe sofort loslegen, weil die Nutzung von Clouddiensten unter die laufenden Kosten fallen kann. Es ist also nicht notwendig, vorab ein größeres Budget einzuplanen, um ein IT-Projekt anzustoßen.

Voraussetzung für die erfolgreiche Cloudnutzung ist natürlich, dass die Services den eigenen Anforderungen genügen – funktional sowieso, aber auch in Sachen Datenschutz und Datensicherheit. Für die sichere Dokumentenverwaltung innerhalb eines Teams sind dabei von Bedeutung: sichere Authentifizierung, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, revisionssichere Prozesse, Datenablage lokal wie auch in der Cloud, transparente Versionierung mit Schutz gegen Löschen und Manipulieren, Abwehr von Ransomware-Schäden, Überwachung von Aufbewahrungsfristen, Integration mit Microsoft Outlook sowie Teams und Onedrive, Einhaltung von DSGVO und GoBD, Datenablage in der EU.

Datenaustausch mit Bürgern und Institutionen

Cloud Lösungen bieten die Möglichkeit sehr schnell und mit geringem Projektaufwand digitale Services zum Dokumentenaustausch mit Bürgern, anderen Behörden oder Ortsvereinen einzurichten. Ob per Web-Browser, E-Mail oder mit Hilfe einer App lassen sich vertrauliche und personenbezogene Fotos, Verträge oder Dokumente problemlos verschlüsselt übertragen.

Einfache Bedienung und Automatikfunktionen sind das A und O

Zudem muss ein solcher Service intuitiv und einfach zu bedienen sein, um schnell und ohne größeren Schulungsaufwand einsetzbar zu sein. Wer Grundkenntnisse im Umgang mit einem PC besitzt – Dateien und Ordner anlegen, kopieren und verschieben – sollte mit der Dokumentenverwaltung in der Cloud ohne Weiteres zurechtkommen. Viele Anforderungen lassen sich per Knopfdruck oder Drag & Drop über ein Webinterface abbilden.

Beispiel: Die Anlage eines gemeinsamen Datenraumes für ein Team, also beispielsweise eine Gruppe von Mitarbeitenden innerhalb einer Abteilung oder auch aus unterschiedlichen Abteilungen oder gar Behörden, erfolgt so einfach wie das Anlegen eines Ordners unter Windows. Ist der Ordner für den neuen Datenraum angelegt, werden anschließend alle Personen, denen Zugriff darauf gewährt werden soll, per E-Mail dazu eingeladen. Ebenso leicht lassen sich wieder Personen entfernen, die keinen Zugriff mehr erhalten sollen. Diese Funktionalität ist mit wenigen Mausklicks durchzuführen, ohne jedwede Unterstützung von Seiten der IT-Abteilung.

Auch alle anderen genannten Funktionen müssen einfach und automatisch zum Einsatz gelangen. Beispiel: Alle Dokumente werden in den Datenräumen automatisch hochverschlüsselt abgespeichert, ohne dass der oder die Einzelne darauf achten muss. Ebenso wird jede Änderung mitprotokolliert, um die Revisionssicherheit zu gewährleisten, ohne dass man sich darum kümmern muss. Auch die Datenspeicherung sowohl in der Cloud als auch auf den lokalen Rechnern hat automatisch zu erfolgen. Ebenfalls wichtig: Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) muss system-immanent gewährleistet sein.

Deutscher Anbieter für maximale Sicherheit

Auf jeden Fall hat der Dienst sicherzustellen, dass alle Daten ausnahmslos im Rechtsgebiet der EU gespeichert und verarbeitet werden. Für maximale Sicherheit sollte dabei kein Cloudservice in Anspruch genommen werden, der von einem US-Anbieter bereitgestellt wird – auch nicht, wenn der Vertragspartner zwar eine deutsche GmbH ist, diese aber einem US-Konzern gehört.

Mit einem solchen cloudbasierten System aus deutscher Hand kann die Öffentliche Verwaltung einfach und kostengünstig eine Digitalisierungslösung für den sicheren Dokumentenaustausch in Betrieb nehmen. Die Arbeitsabläufe lassen sich dadurch häufig erheblich vereinfachen, ohne dass dafür nennenswerte Kosten anfallen. In Zeiten knapper Kassen und einer dünnen Personaldecke ist die Datenverwaltung in der Cloud im Grunde der „Königsweg“, um den Bürgerservice zu stärken und die Zusammenarbeit in der Verwaltung zu erleichtern.

Kontakt:

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