Digitale Lösungen für das Besuchermanagement in Kommunen

Personen mit Termin erhalten nach der Terminvereinbarung im Portal eine E-Mail mit einem QR-Code, mit dem sie sich im Amt selbst an einem Ticketgeber anmelden. Foto: Schauf GmbH

-ANZEIGE- Die Terminvereinbarung bei Ämtern und Behörden ist für Bürger und Mitarbeiter gleichermaßen zeitaufwändig und kompliziert. Online-Terminvereinbarungsprogramme können diesen Prozess effizienter und dadurch bürgerfreundlicher gestalten. Dies entlastet auch die Angestellten für Ort, die dann mehr Zeit für andere Aufgaben haben. Auch Leitsysteme, die Bürgern im Gebäude schnell und einfach anzeigen, wo sie hinmüssen, verringern Wartezeiten und entlasten das Personal. Die Schauf GmbH bietet beides aus einer Hand und hilft damit Kommunen seit Jahren, die Prozesse im Bürgerverkehr effizienter zu gestalten. Aktuell unterstützen die Lösungen von Schauf auch dabei, die geltenden Corona-Schutzmaßnahmen einzuhalten und leisten damit einen wertvollen Beitrag zum Schutz von Bürgern und Personal.

Online Terminbuchung und -verwaltung Q-Org

Mit der Online-Terminbuchung und -verwaltung Q-Org kann jeder Besucher vorab über die Webseite der Kommune oder telefonisch einen Termin buchen. Das Amt kann dadurch gezielt eingrenzen, wie viele Menschen zu gleicher Zeit in den Räumlichkeiten anwesend sind. Zudem minimiert und verhindert die Online-Terminvergabe Wartezeiten und sorgt für effiziente Prozesse. Die Software berechnet freie Termine und die Termindauer dabei automatisch. Sie lässt sich ganz einfach vor Ort installieren, über die Cloud betreiben sowie als flexibles Mietmodell nutzen. Q-Org lässt sich problemlos an die Anforderungen im Amt anpassen. So können verschiedene Kategorien eingestellt werden, um den Bürgern die Anmeldung und den Ablauf zu erleichtern. Die Dienstleistungen des Einwohnermeldewesens können beispielsweise als Kategorie 1 festgelegt werden. Dafür werden in der Regel Vor-Ort-Termine vereinbart. Bürger erfahren bereits online bei der Anmeldung auf einen Blick, welche Unterlagen sie zum Termin mitbringen müssen und welche Gebühren anfallen.

Für alle anderen Dienstleistungen der Stadt oder Kommune, die nicht in erster Linie vor Ort stattfinden müssen, können unter Kategorie 2 beispielsweise über die Online-Terminvergabe telefonische Erstberatungstermine gebucht werden. Entsprechende Anpassungen können je nach Bedarf im laufenden Betrieb vorgenommen und weitere Dienstleistungen hinzugefügt werden. Über die Terminvergabe lässt sich im Sinne der Corona-Schutzmaßnahmen auch die maximale Anzahl der Personen steuern, die sich gleichzeitig vor Ort befinden.

Personenaufrufanlage Q-Flex

Alle Besucher mit und ohne Termin können im jeweiligen Amt über das Personenaufrufsystem Q-Flex geleitet werden. Das System kann problemlos mit der Online-Terminbuchung Q-Org kombiniert werden. Personen mit Termin erhalten nach der Terminvereinbarung im Portal eine E-Mail mit einem QR-Code, mit dem sie sich im Amt selbst an einem Ticketgeber anmelden. Sie können sich alternativ auch weiterhin persönlich anmelden. In diesem Fall übernimmt das Personal vor Ort die Registrierung und händigt das Ticket an den Besucher aus. In beiden Fällen ist eine Nummer auf dem Ticket angegeben, die die Bürger durch den weiteren Prozess leitet.

Anhand der Nummer auf dem Ticket können Besucher auf Bildschirmen erkennen, wann sie aufgerufen werden und in welchen Raum sie müssen. Dies entlastet das Personal, da kein Aufrufen über Lautsprecher oder persönlich mehr notwendig ist und Missverständnisse vermieden werden. Die jeweiligen Sachbearbeiter können den Aufruf zudem selbst steuern. Dadurch wird auch die Wartezeit der Bürger verkürzt, da nahtlosere Übergänge geschaffen werden. Das System Q-Flex ist dank des anonymisierten Aufrufes über Nummern auch DSGVO-konform.

Es ist darüber hinaus möglich, Statistiken über Besucherströme aus dem System aus zu lesen. Dadurch lässt sich ermitteln, welche Zeiten und Tage besonders hoch frequentiert sind beziehungsweise wann eher weniger Andrang herrscht. Dies hilft den Ämtern und Behörden bei der Personalplanung und trägt zum effizienten Betrieb bei. Dadurch können Personalengpässe zu Stoßzeiten vermieden und Wartezeiten für die Bürger verringert werden.

Digitale Lösungen für moderne Kommunen

Durch digitale Tools wie Online-Terminvereinbarung auf der Website der Kommune oder Behörde und Personenaufrufanlagen können Prozesse vereinfacht und beschleunigt werden. Beide Systeme können unabhängig voneinander genutzt werden, entfalten aber vor allem in Kombination ihre volle Effizienz. Auch die Personalplanung der Behörde kann durch die Personenaufrufanlagen vereinfacht werden: Anhand von einfach zu erstellenden Statistiken können Stoßzeiten identifiziert und das dafür vor Ort notwendige Personal eingeplant werden. Dadurch minimieren sich Wartezeiten durch Personalmangel und das Personal vor Ort wird spürbar entlastet. Davon profitieren Bürger und Mitarbeiter gleichermaßen.

Mit der Online-Terminbuchung und -verwaltung Q-Org kann jeder Besucher vorab über die Webseite der Kommune oder telefonisch einen Termin buchen. Foto: Schauf GmbH

Weitere Informationen zu Schauf unter: www.schauf.eu

Über die Schauf GmbH

Die Schauf GmbH ist ein führender Anbieter von Komplettlösungen für Leit- und Anzeigesysteme in Kliniken und Arztpraxen, Behörden und Ämtern, Sportstätten sowie dem Logistikbereich. Das Portfolio umfasst Hardware- und Software-Komponenten sowie den gesamten Projektzyklus von der Beratung und Planung über die Projektierung und Projektleitung bis hin zur Realisierung und erfolgreichen Inbetriebnahme. Schauf ist nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziert. Zu den Kunden zählen unter anderem die Jobcenter der Hansestadt Bremen, die Stadt Merseburg, das Landratsamt des Rems-Murr-Kreises und das Land Mecklenburg-Vorpommern.

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