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Die Cloud ist längst mehr als nur ein IT-Trend. Sie ist der Motor für modernes Arbeiten – auch in Städten und Gemeinden.
Wer Anwendungen und Daten in die Cloud verlagert, gewinnt vor allem eines: Freiheit. Denn die Kollaboration sowohl zwischen unterschiedlichen Software-Lösungen als auch zwischen Mitarbeitern sowie Kunden und Bürgern wird dadurch schneller, mobiler und unkomplizierter. Hinzu kommt, dass die Gesetzgebung zunehmend auf Online-Strategien setzt – das Onlinezugangsgesetz und die E-Rechnung sind da lediglich die Spitze des Eisbergs. Um die mit der zunehmenden Digitalisierung verbundenen Anforderungen zu bewältigen, brauchen Städte, Gemeinden und kommunale Unternehmen vernetzte und flexible Software – und die kommt heute aus der Cloud.
Cloud-Lösungen funktionieren unabhängig von Ort und Zeit und können die Effizienz erheblich steigern. Ein gutes Beispiel dafür ist DATEV Unternehmen online. Das browserbasierte Anwendungspaket vereint wichtige kaufmännische Aufgaben in einer digitalen Lösung. Vom Eingang der Belege über deren Prüfung und Freigabe mit anschließen der Verarbeitung im Rechnungswesen über die Erstellung von Ausgangsrechnungen – inklusive E-Rechnungen – bis hin zur Bereitstellung von Auswertungen für Dritte lässt sich der gesamte Prozess darin abbilden. Außerdem sind die Belege gleich revisionssicher im DATEV-Rechenzentrum abgelegt. Zudem bietet Unternehmen online zahlreiche Funktionen rund um die E-Rechnung sowie optional eine digitale Rechnungsprüfung. Darüber hinaus übergeben bereits heute zahlreiche Lösungen von DATEV-Partnern digitale Belege über definierte Datenservices sicher und vollautomatisiert über die DATEV-Cloud an das System.
Cloud-gestützte Haushaltsplanung und Veranlagung
Auch im Bereich Haushaltsplanung ist die Cloud Trumpf. Bei der dafür verfügbaren Software von DATEV sorgt das Online-Planungstool Web-Planung für die performante und sichere Erfassung planungsrelevanter Informationen. Von wo aus die Mitarbeiter auf das Werkzeug zugreifen, spielt keine Rolle. Die erfassten Planbereiche stehen anschließend dem Kämmerer in der Haushaltsplanung sofort zur Verfügung und können mit einem Klick in die zentrale Planung übernommen werden. Nach der Übergabe der Planwerte an die Lösung DATEV Mittelbewirtschaftung wird jede Buchung direkt beim Erfassen mit den verfügbaren Mitteln abgeglichen. Die Anwendung ist vollständig in den Finanzprozess integriert. Abschreibungen werden aus der Lösung DATEV Anlagenbuchführung abgerufen und übernommen, Finanzrechnungsbuchungen werden automatisch generiert. Das Haushaltsbuch sowie der Wirtschaftsplan lassen sich aus einem Guss und mit zahlreichen Auswertungs- und Gestaltungsmöglichkeiten erstellen.
Ein weiterer Cloud-Service unterstützt im Bereich Haushalt und Budget. Unterschiedliche grafisch aufbereitete Diagramme können damit als externe Dokumente in den Haushalt integriert werden. Im Zusatzmodul Budgetsteuerung lässt sich über in den Arbeitsoberflächen integrierte Dashboards auf einen Blick erkennen, was gerade in der eigenen Organisation passiert und was zu tun ist. Drilldown-Funktionen machen es möglich, Mittelherkunft und Mittelverbrauch exakt nachzuvollziehen.
Ebenfalls von den Vorteilen der Cloud können Anwender im Umfeld der Veranlagungssoftware profitieren. Hier bietet die Lösung DATEV Messbescheidverwaltung eine Übersicht über die bereitgestellten Grundsteuer-Messbescheide. Alle für die Veranlagung relevanten Daten inklusive aller Informationen zum Messbescheid lassen sich automatisiert aus ELSTER-Transfer direkt in die Cloud-Anwendung hochladen und werden pro Grundsteuerobjekt übersichtlich im Browser dargestellt. Im Gegensatz zur alten Papierakte ist der Zugriff auf die Daten jederzeit möglich.
Fragmentierte Architektur schützt besser vor Ausfällen
Auch wenn die Vorteile der Cloud durch Flexibilität, bessere Schnittstellen und optimierte Online-Zusammenarbeit auf der Hand liegen, wirft der Wandel mitunter Fragen nach der Zuverlässigkeit der Systeme und der Datensicherheit auf. Ein näherer Blick zeigt: Wird die Cloud-Infrastruktur in verlässlichen Rechenzentren betrieben, steht es um beide Punkte sogar besser als beim Vor-Ort-Betrieb beim Anwender oder in einer klassischen Rechenzentrumsarchitektur.
Eine eigenbetriebene IT-Infrastruktur in einer Kommune basiert auf wenigen zentralen Plattformen und Servern, die von Administratoren manuell betreut werden. Fällt eine solche Plattform oder ein Server aus, kann dies weitreichende Konsequenzen für die gesamte Infrastruktur haben. Dagegen minimiert die Architektur eines Cloud Native Rechenzentrums, wie es DATEV betreibt, das Risiko ganz erheblich. Statt eines monolithischen Systems bestehen Anwendungen hier aus vielen unabhängigen Modulen. Fällt ein Teil aus, funktioniert der Rest weiter. Und auch Updates werden zentral verteilt, ohne dass der Nutzer selbst aktiv werden muss. Für Verwaltungen und öffentliche Unternehmen bedeutet das: weniger Wartungsaufwand, höhere Verfügbarkeit und ein flexibles Arbeiten von verschiedenen Endgeräten aus.
Kontakt:
DATEV eG Public Sector
Paumgartnerstraße 6-14
90329 Nürnberg
E-Mail: public-sector@datev.de
go.datev.de/public-sector
