Ein undatierter Vergabevermerk genügt nicht den rechtlichen Anforderungen von Paragraf 20 Abs. 1 VOB/A 2009. (OLG Naumburg vom 20. September 2012 – AZ 2 Verg 4/12)
Ein Vergabevermerk, der nicht datiert ist, erfüllt die Dokumentationspflichten für öffentliche Auftraggeber nicht. Die VOB/A verlangt einen chronologischen Vergabevermerk, der zeitnah nach der jeweiligen Entscheidung des Auftraggebers während des Vergabeverfahrens vervollständigt wird. Bei dem vorgelegten Vergabevermerk war erkennbar, dass er erst am Ende des Vergabeverfahrens gefertigt worden sein konnte, weil er bereits inhaltliche Stellungnahmen zum Nachprüfungsantrag eines Bieters enthielt.
Das Gericht weist darauf hin, dass abweichend von der früheren Rechtslage (VOB/A 2006) ein rückschauender und zusammenfassender Vermerk über den Verlauf des Vergabeverfahrens nicht mehr ausreicht. Diese Anforderung an eine Vergabeakte ist aber notwendig, um nachträgliche manipulative Darstellungen auszuschließen. Diese Maßnahme dient dem Schutz der Bieter. Die Entscheidung erging zwar zur VOB/A 2009 im Vergleich zu ihrer Vorgängervorschrift aus dem Jahr 2006. Dieser Maßstab muss aber auch für den neuen Paragraf 20 EG VOB/A (2012) gelten.
Ute Jasper / Jens Biemann