Datenflut trifft auf moderne Bürger ­­– Enterprise Search mit KI an Bord kann helfen

Daten von Bürgern, Vorschriften, Verwaltungsunterlagen, Archivdokumente: Die öffentliche Verwaltung muss täglich große Mengen an Informationen verarbeiten. Gleichzeitig erwarten die Bürgerinnen und Bürger schnelle Services, weil sie durch die Digitalisierung im Konsumentenbereich hohe Standards gewohnt sind. Wie können Behörden diese Herausforderungen meistern und als moderne Verwaltung agieren? Eine vielversprechende Technologie dafür ist KI-basierte Enterprise Search.

Enterprise Search
Wie ein Puzzle mit unendlich vielen Teilen: Mit KI-basierter Enterprise Search können Verwaltungen künftig riesige Datenmengen innerhalb kurzer Zeit sortieren, strukturieren und entsprechend auswerten und weiterverarbeiten. Foto: Unsplash/Hans-Peter Gauster

Die Suchsoftware versteht Inhalte

Intelligente Suchsoftware wie der iFinder von IntraFind kann mithilfe sogenannter Konnektoren verschiedenste Datenquellen von Behörden anbinden, durchsuchen und auswerten. Mit fortschrittlichen Textanalyse-Verfahren und Methoden der Künstlichen Intelligenz wie Machine Learning und Deep Learning sowie semantischer Suche kann die Software strukturierte und unstrukturierte Inhalte erfassen, sortieren, aggregieren und in den richtigen Kontext setzen.

Diese Fähigkeiten ermöglichen es Mitarbeitenden in Behörden, Informationen, die sie für ihre tagtägliche Arbeit benötigen, über einen zentrale Einstiegspunkt schnell und zuverlässig zu finden. Aber nicht nur das: Sie stärken auch das Wissensmanagement. Das Know-how ausscheidender Kollegen, das in allen möglichen Dateien schlummert, die in unterschiedlichsten Systemen abgelegt sind, bleibt weiter nutzbar. Und auch weniger erfahrene Mitarbeiter können ohne Expertenwissen schnell auf relevante Informationen zugreifen. Das kann Behörden entscheidend dabei helfen, den Fachkräftemangel abzufedern, der in den nächsten Jahren wegen des Renteneintritts der Baby Boomer auf sie zukommen wird.

Viel mehr als nur Suche

Die Einsatzmöglichkeiten der Software gehen aber weit über die einfache Suche hinaus. Mit ihrer technologischen Ausstattung kann sie auch Dokumente in informationsbasierten Prozessen intelligent weiterverarbeiten. Das ermöglicht etwa:

  • automatische Vollständigkeitsprüfungen von Anträgen, die auf Bürgerportalen eingereicht werden;
  • automatisiertes Weiterrouten von eingehenden E-Mails aus allgemeinen Postfächern an die zuständigen Stellen;
  • prompte Auskunftsbereitschaft bei Auskunftsersuchen gemäß DSGVO, weil sich personenbezogene Daten in Millionen von Dokumenten schnell auffinden lassen.

Software mit generativer KI an Bord

Die Integration generativer KI verleiht dem iFinder außerdem dialogische Fähigkeiten. Mitarbeitenden stehen KI-Assistenten zur Verfügung, die menschliche Sprache verstehen, verarbeiten, Antworten geben und Texte zusammenfassen können. Das eröffnet zahlreiche neue Einsatzmöglichkeiten, die von Behörden auch schon teilweise umgesetzt werden. Zum Beispiel:

  • ins Intranet integrierte Question-Answering-Bots. Sie ermöglichen es Mitarbeitenden in natürlicher Sprache Fragen zu stellen und Antworten zu erhalten. Diese basieren auf internen Daten und berücksichtigen die Zugriffsberechtigungen;
  • prägnante Zusammenfassungen von Suchergebnissen wie Berichten oder E-Akten jeweils unter Angabe der Quellen;
  • interaktive E-Akten, die von Mitarbeitern „befragt“ werden können und mit ihnen in einen dialogischen Austausch treten – mit höherer Qualität und Genauigkeit als bei einem Chatbot;
  • Vermerkassistenten, die Sachbearbeitern bei der Erstellung von Aktenvermerken helfen, indem sie den Sachverhalt zusammenfassen. Die abschließende Bewertung bleibt dabei in der Verantwortung der Mitarbeitenden.

Sicher vor Halluzinationen und Datenschutzverstößen

Durch die Integration in die Suchsoftware erhält die generative KI einen sicheren Rahmen. Bei Anfragen durchsucht die Software die organisationseigenen Daten nach relevanten Informationen und stellt sie der generativen KI zur Generierung der Antwort zur Verfügung. Dadurch sinkt das Risiko für Fehlinformationen durch generative KI – die gefürchteten „Halluzinationen“ – signifikant.

Außerdem werden durch die Integration auch automatisch die Zugriffsrechte auf Daten berücksichtigt. Mitarbeitende erhalten in ihren Antworten nur Informationen, die sie auch berechtigt sind zu sehen. Damit ist eine zentrale interne Datenschutzanforderung von öffentlichen Verwaltungen bereits von Haus aus erfüllt.

Nicht zuletzt entspricht der iFinder den Vorgaben des neuen EU AI Act. Behörden haben dadurch Gewissheit, dass sie mit dieser Suchsoftware Künstliche Intelligenz ethisch, transparent und sicher einsetzen.

Bürger und Steuerzahler freuen sich

Intelligente Suchsoftware bietet Behörden äußerst vielfältige Einsatzmöglichkeiten und unterstützt sie bei der Digitalisierung von Bürgerservices im Rahmen der digitalen Transformation. Sie entlastet Mitarbeitende von manuellen Standardaufgaben und gewährleistet schnellere Dienstleistungen und eine effizientere Verwaltung. Das freut die Menschen doppelt: als Bürger und als Steuerzahler.

IntraFind ist als Aussteller auf der Smart Country Convention SCCON 2024 vertreten. Das Unternehmen ist in Halle 25 am Stand 342 zu finden.

Kontakt:

IntraFind Software AG
Sonja Bellaire
Landsberger Str. 368
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Telefon: +49 (89) 30904460
E-Mail: sonja.bellaire@intrafind.com
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