Corona und Fachkräftemangel: Wie sich Verwaltungen mit Digitalisierungs-Tools neu erfinden

Für Verwaltungen stehen zunehmend passende Online-Funktionen und digitale Tools zur Verfügung. Foto: AdobeStock/peshkov

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Personalgewinnung in Krisenzeiten: Die Corona-Pandemie bietet hervorragende Kommunikationschancen. Denn jetzt zeigt sich: Die öffentliche Verwaltung ist systemrelevant. Ohne sie wäre das Leben in Deutschland lahmgelegt. Und entsprechend wichtig und geschätzt ist jede einzelne Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter. Heute und in Zukunft.

Staubige Büros, müde Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, langweilige Aufgaben und Nine-to-Five Mentalität: Dieses Bild der öffentlichen Verwaltung – so ungerechtfertigt es sein mag – hält sich hartnäckig in den Köpfen vieler junger Menschen. Mehr als ein Imageproblem: Die Branche steuert auf einen dramatischen Fachkräftemangel zu. Bis 2030 wird jede dritte angestellte Person in Rente gehen, insgesamt über 1,8 Millionen Fachkräfte, zeigt eine Studie des Markforschungsunternehmens McKinsey[1]. Es droht eine Personallücke von über 730.000 Beschäftigten.

Jetzt kommunizieren, wie systemrelevant die Verwaltung ist

Hier bietet die Corona-Pandemie hervorragende Kommunikationschancen. Denn die Krise zeigt: Die öffentliche Verwaltung ist systemrelevant. Ohne sie wäre das Leben in Deutschland lahmgelegt. Und entsprechend wichtig und geschätzt ist jede einzelne Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter. Heute und in Zukunft.

Corona zeigt aber nicht nur, wie wichtig die öffentliche Verwaltung für das Leben in Deutschland ist. Die Krise unterstreicht auch, dass die Branche nicht verstaubt ist, sondern im Gegenteil sehr agil. So ist es vielen Verwaltung in Rekordzeit gelungen, analoge Arbeitsprozesse umzustellen und von der Präsenzkultur unabhängiger zu machen. Angestellte arbeiten nun auch im Home-Office – wie moderne Digital-Nomaden.

Verwaltungen setzen zunehmend auf Online-Funktionen 

Schon vor der Pandemie übte das Onlinezugangsgesetz 2022 (OZG) einen Innovationsdruck auf die Branche aus. Das Gesetz sieht vor, dass Behörden ihre Verwaltungsleistungen ab 2022 auch elektronisch anbieten und dabei vor allem auf Online-Anträge setzen sollen. Corona gibt dieser Transformation Rückenwind.

Mit Digitalisierungs-Tools das Recruiting verbessern

Der BITE Bewerbermanager ist eine webbasierte Software, mit deren Hilfe die Recruiting-Prozesskette optimiert werden können – von der Veröffentlichung einer Stellenausschreibung, über die Entgegennahme der Bewerbungen, die Identifikation passender Kandidatinnen und Kandidaten bis hin zur Einladung oder Ablehnung. Automatisierte Funktionen reduzieren den administrativen Aufwand und führen zum zeitsparenden Bewerbermanagement.

Der BITE Bewerbermanager bietet Ihnen viele Vorteile, wie Sie alle Ihre Bewerbungen im Überblick behalten und Veröffentlichungen auf über 1.000 Jobportale zentrale steuern. Weitere Vorteile im Überblick:

Intuitive Bedienbarkeit
Der BITE Bewerbermanager lässt sich schnell implementieren, ohne lange Einarbeitungszeit verstehen und den eigenen Wünschen entsprechend individualisieren.

 

Barrierefreiheit von Haus aus
Integrierte ARIA-Technologien gewährleisten Braille-Zeilenunterstützung und flexibles Zoomen, Kontraste und Schriftgrößen lassen sich jederzeit verändern.

Zahlreiche Bewerberinnen und Bewerber zentralisiert managen

  • Automatische Datenübernahme: Der Bewerbermanager liest auf Wunsch der Bewerberinnen und Bewerber mit CV-Parsern Profil- und Werdegangsangaben aus Xing/LinkedIn-Profilen oder PDF-Dateien aus
  • Automatische Erfassung der Bewerberinnen und Bewerber: BITE legt für Bewerbung per E-Mail oder Onlineformular eine E-Akte für Stammdaten, Dokumenten, Änderungshistorie und E-Mail-Verkehr an. Auch postalische Bewerbungen lassen sich problemlos digitalisieren und hinzufügen.
  • Schnelle Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern: E-Mail- und Serienbriefvorlagen und automatisierter E-Mail-Verkehr (Eingangsbestätigung etc.).

 

Stellenausschreibungen präzise formulieren und erstellen

  • Professionelles Design von Stellenausschreibungen: Software stellt Vorlagen bereit, die sich entsprechend der Corporate Design Vorgaben der Verwaltung individualisieren lassen.
  • Schnelle Kommunikation durch Vorlagen: Die ITEBO GmbH erstellt für Sie entsprechend der Corporate Design Vorgaben der Verwaltung Vorlagen für alle Standardschritte des Bewerbungsprozesses (u.a. Einladung, Absage, Schreiben mit Bitte um Geduld).
  • Schnelle Individualisierung von Stellenangeboten: Mit Datenfeldern lassen sich schnell und bequem unternehmensinterne Eigenschaften und Anforderungen berücksichtigen und Maßnahmen zur Suchmaschinenoptimierung durchführen.

 

Veröffentlichung von Stellenanzeigen zentral steuern

  • Automatische Veröffentlichung der Stellenanzeigen: Die Software publiziert Ausschreibungen automatisch in über 1.000 kostenlosen und kostenpflichtigen Jobbörsen, auf der eigenen Website und im Intranet. Zudem existiert eine Schnittstelle zu Google for Jobs.
  • Automatische Deaktivierung der Anzeigen: Nach Ablauf der Laufzeit deaktiviert die Software automatisch alle Stellenausschreibungen.
  • Jobalert: Bewerberinnen und Bewerber können neue Stellenanzeigen der Verwaltung abonnieren.

 

BITE Bewerbermanager bringt Transparenz und Geschwindigkeit ins Stellenmanagement

  • Erstanalyse: Bewerberzeugnisse lassen sich vollautomatisiert analysieren, Doppelbewerbungen und Duplikate automatisiert entfernen.
  • Cloud-Lösung für mobiles Arbeiten: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten auch von unterwegs an Recruitingprozessen, auch mit Smartphone und Tablet.
  • Erinnerungsfunktion: ausstehende Bewertungen werden automatisch bei Vorgesetzten angefordert – via E-Mail oder SMS
  • Einfache Einbindung von Externen: Personalrat, Schwerbehindertenvertretung und Gleichstellungsbeauftragte lassen sich in den Recruitingprozess einbinden.
  • Integriertes Video-Tool: Verwaltungen treffen sich im virtuellen Raum mit Bewerberinnen und Bewerbern zum Vorstellungsgespräch.

 

ITEBO: Digitalisierungspartner für Kommunen

Sie benötigen Unterstützung bei der Digitalisierung Ihrer Verwaltung? Die ITEBO-Unternehmensgruppe ist als Digitalisierungspartner für Kommunen auch in Corona-Zeiten gut aufgestellt. Gemeinsam planen und realisieren wir digitale Prozesse damit Ihre Mitarbeiter auch im Home-Office arbeiten können. Wir stellen die Infrastruktur für mobiles Arbeiten bereit und unterstützen Sie bei der Einführung und dem Betrieb von Online-Dienstleistungen für Bürgerinnen und Bürger nach den Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Sie haben Fragen? Wir freuen uns über Ihren Anruf unter +49 (0)541 9631-111 oder eine E-Mail an vertrieb@itebo.de.

https://www.itebo.de/produkte-services/personalmanagement/bite-bewerbermanager/