Kommunen erbringen vielfältige technische Außendienstleistungen, für die meist der Bauhof zuständig ist. Um Kosten einzusparen, haben die beiden Städte Hückeswagen und Wipperfürth ihre technischen, personellen und finanziellen Ressourcen zusammengelegt und einen gemeinsamen Bauhof errichtet.
Die beiden nordrhein-westfälischen Nachbarstädte Hückeswagen (15.000 Einwohner) und Wipperfürth (rund 21.500 Einwohner) haben gemeinsam mit Marienheide (13.800 Einwohner) und Radevormwald (22.500) in den Jahren 2007 bis 2009 an einem Modellprojekt zur „Geschäftsprozessoptimierung durch Shared Services in Kommunen“ teilgenommen. Das Pilotvorhaben bestand aus sechs Einzelprojekten: Beschaffungsmanagement, Immobilienmanagement, Bauhof (Konzeption), Bauhof (Umsetzung), Kasse und Personalverwaltung.
Auf der Grundlage der Ergebnisse des Modellprojekts haben die Städte Hückeswagen und Wipperfürth ihre Bauhöfe zusammengeführt. Der Dienstsitz des neuen Regiebetriebs wurde nach Wipperfürth gelegt, ein neuer Bauhof wurde auf halber Strecke zwischen beiden Städten gebaut und im Oktober 2013 in Betrieb genommen. Wie konnte die tiefgreifende Reorganisation bewältigt werden?
Personal
Von der Zusammenlegung der Bauhöfe waren 45 Mitarbeiter betroffen. Heute sind es 43,5 Stellen, allerdings wurden drei Kollegen der Wipperfürther Stadtentwässerung ab März 2015 umgesetzt und neu in den gemeinsamen Bauhof integriert. Mithilfe von befristeten Verträgen wurden Übergangsregelungen geschaffen. Als vorrangiger Synergie-Effekt binnen zehn Jahren wurde eine Reduzierung der Stellenzahl um bis zu neun Stellen prognostiziert.
Gebäude
Der neue Bauhof wurde im Oktober 2013 nach knapp einjähriger Bauzeit in Betrieb genommen. Der beauftragte Generalunternehmer errichtete eine Salzhalle für 900 Tonnen Streugut, das Verwaltungsgebäude mit 400 Quadratmeter Nutzfläche für Büros, Aufenthaltsraum, Umkleide- und Sanitärbereich, die Fahrzeughalle (1650 Quadratmeter Nutzfläche) sowie eine separate Schreinerei und Werkstatt.
Finanzierung
Der Bau des neuen gemeinsamen Bauhofs kostete 3,5 Millionen Euro. Die Umsetzung erfolgte durch eine von den Stadtentwicklungsgesellschaften beider Kommunen neu gegründete Grundstücksverwaltungsgesellschaft.
Die Leistungserstellung erforderte in den Jahren 2008/2009 durchschnittlich 59 900 Arbeitsstunden pro Jahr. Im Jahr 2016 sind noch 51.600 Produktivstunden erbracht und zu den kalkulierten Personalstundensätzen verrechnet worden. Die Aufwendungen für Personal, Fahrzeuge, Technik und Gebäude belaufen sich auf jährlich rund 3,2 Millionen Euro, die im Rahmen der direkten Leistungsverrechnung mit den Fachämtern abgerechnet werden.
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sind, damit eine so weitreichende interkommunale Zusammenarbeit funktionieren kann? Der Bürgermeister von Wipperfürth, Michael von Rekowski, benennt Erfolgsfaktoren für „Shared Services“: Das „Commitment der Stakeholder“ muss vorhanden sein, also die innere Bereitschaft der Beteiligten zur vollen Mitwirkung am gemeinsamen Vorhaben, sowie ein starker gemeinsamer Veränderungswille. Zudem braucht es die Kenntnis der Fallstricke, mit denen bei größeren Projekten immer zu rechnen ist. Weitere Faktor sind ausgeprägte Entscheidungsfreude der Verantwortlichen, vor allem der Bürgermeister, sowie die Transparenz des Prozesses für alle Beteiligten.
Außerdem ist eine klare Zielvorstellung erforderlich. Von Rekowski drückt es so aus: „Man braucht einen Leitgedanken, um das durchzuziehen. Unser Leitgedanke lautet: zwei Kommunen, eine Verwaltung.“ Sein Kollege und Kooperationspartner Dietmar Persian, der Bürgermeister von Hückeswagen, teilt diese Sicht: „Wer erfolgreiche Politik für eine Stadt machen will, der darf dabei nicht an den Stadtgrenzen aufhören.“
Empfehlungen für Bürgermeister
Aus den im Modellfall Wipperfürth/Hückeswagen gewonnenen Erkenntnissen lassen sich Handlungsempfehlungen für Entscheidungsträger ableiten:
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Machen Sie eine Bestandsaufnahme der Organisation, der Leistungsfähigkeit und der Wirtschaftlichkeit Ihres Bauhofs. Orientierung kann das Kennziffer-System des Modellfall Wipperfürth/Hückeswagen bieten.
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Prüfen Sie, welche Bürgermeister benachbarter Kommunen für eine Zusammenarbeit unter dem Aspekt „Shared Services“ aufgeschlossen sind und identifizieren Sie die Aufgabenfelder Ihrer Verwaltung, in denen eine solche Kooperation zweckmäßig wäre und zum Einstieg geeignet sind.
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Informieren Sie sich über die Ergebnisse der Evaluierung des Projekts „Gemeinsamer Bauhof Wipperfürth/Hückeswagen“ und ziehen daraus Schlüsse für Ihre eigene Planung.
Karl J. Eggers
Der Autor
Dr. Karl J. Eggers ist Unternehmens- und Kommunalberater in Lambrecht/Pfalz
Info: Entlastung des Bauhofs
Zur Entlastung des Bauhofes hat es sich bewährt, die Leistungen eines der 240 deutschen Maschinenringe oder deren Tochtergesellschaften in Anspruch zu nehmen. Mit der breit gefächerten Fachkompetenz der Ringe und der Bedeutung, die die Maschinenringe der Zielgruppe „Kommunen“ heute zumessen, sind dafür die notwendigen Voraussetzungen geschaffen worden. – Zum Weiterlesen: Siehe zu den Leistungen der Maschinenringe auch den Artikel „Vielseitige Partner der Kommunen„