Die Hansestadt Stade hat bei der erstmaligen Erstellung des Gesamtabschluss einen strukturierten Plan verfolgt. Die Projektverantwortliche Bianca Lütjen empfliehlt Kommunen, die vor derselben Herausforderung stehen, den Einsatz einer Fachanwendung und nicht ausschließlich von Excel-Tools.
Den ersten konsolidierten Gesamtabschluss zu erstellen, ist für eine Kommune ein komplexes und zeitlich herausforderndes Projekt. Dass das nicht ohne die tatkräftige Unterstützung der voll zu konsolidierenden Aufgabenträger, sprich: Konzernmandanten, ging, war den Verantwortlichen der Hansestadt Stade (Niedersachsen) schnell klar. Und auch das formulierte Zeitfenster für die Fertigstellung des Erstabschlusses innerhalb eines Jahres verlangte ein hohes Maß an Organisation. Dahrer wurde eine Konsolidierungsstelle installiert zur Erstellung des Gesamtabschlusses 2012 und zur Wahrnehmung aller Koordinierungsaufgaben.
Im Januar 2014 mit den ersten Arbeiten gestartet, konnte das Zahlenwerk zum ersten Gesamtabschluss bereits am Ende des gleichen Jahres fertiggestellt werden. Ausschlaggebend für das Gelingen dieses ehrgeizigen Plans war zum einen das Engagement der Mitwirkenden. Zum anderen trugen die vielfältigen Funktionalitäten des ab Frühjahr 2014 eingesetzten Software-Moduls Kommunaler Gesamtabschluss von Axians-Infoma zum Ergebnis bei.
Vollständig integriertes Finanzwesen
„Seit 2007 sind wir Anwender des doppischen Newsystem-Verfahrens in der Kernverwaltung und zwei Regiebetrieben“, erläutert Bianca Lütjen, Fachbereich Finanzen & Beteiligungen und Verantwortliche der Konsolidierungsstelle der Hansestadt Stade. „Wir wollten die jährlichen Gesamtabschlüsse mit einer fachbasierten Konsolidierungssoftware erstellen und dabei insbesondere von dem vollständig integrierten Finanzwesen profitieren“, begründet Lütjen die damalige Entscheidung.
Bei Beginn des Projektes lag zwar bereits eine Gesamtabschlussrichtlinie mit Verfahrensregelungen und Arbeitshilfen für einen – allerdings excel-basierten – Gesamtabschluss vor. „Uns war es wichtig, die fachlichen Anforderungen der kommunalen Konzernrechnungslegung mit den technischen Anforderungen des Fachverfahrens in Einklang zu bringen und Serviceleistungen aus einer Hand zu erhalten“, so Bianca Lütjen.
Auf technischer Seite beinhaltete das die Einrichtung der systembedingten Mandanten und von Kontenschemata für Auswertungen wie Gesamtbilanz, Gesamtergebnisrechnung und konsolidierte Anlagen. Ebenso gehörten die Hilfestellung beim Mapping, den internen und externen Datenimporten sowie dem Einbuchen von Fristigkeiten und Eliminierungsbuchungen dazu. So mussten beispielsweise für die nach Handelsrecht bilanzierenden Aufgabenträger (HGB-Mandanten) die Finanzdaten aus den externen Datenbanken in das Infoma-Fachverfahren importiert werden. Der Datenimport erfolgte auf Grundlage von excel-basierten Meldebögen, die als CSV-Dateien verarbeitet wurden.
Als Teil der fachlichen Serviceleistungen entwickelte das Team des Software-Anbieters gemeinsam mit der Konsolidierungsstelle in einem Kick-off-Workshop zunächst einen Projektablaufplan. Zudem wurden die konzernrechnungslegungsbezogenen Prozessschritte festgelegt, darunter das Erarbeiten der Vermögens- und Ergebnisgliederungen und des örtlichen Positionenplans, das Erstellen des Summenabschlusses, der durchzuführenden Konsolidierungsmethoden (Kapital-, Schulden- und Aufwands-/Ertragskonsolidierung, Equity-Methode) und der Gesamtabschlussanlagen.
Alle Beteiligten unterstützen das Projekt
Bianca Lütjen ist es gelungen, alle Beteiligten ins Boot zu holen: „Nur gemeinsam mit den voll zu konsolidierenden Aufgabenträgern ist der Erstabschluss zu meistern.“ Daher hat sie frühzeitig zu einer Informationsveranstaltung eingeladen, bei der wichtige Prozessschritte und Meilensteine im Projekt erörtert wurden. „Bereits zu diesem Zeitpunkt fühlten sich die Konzernmandanten einbezogen, da Probleme und Lösungen besprochen und erarbeitet wurden“, erinnert sich Lütjen. Auch nach der Auftaktveranstaltung stand die Konsolidierungsstelle den Konzernmandanten beratend zur Seite.
Bianca Lütjen ist mit dem Projektablauf, der Unterstützung der zu konsolidierenden Aufgabenträger und der Zusammenarbeit mit dem Software-Unternehmen ausgesprochen zufrieden und zieht ein positives Fazit: „Die Hansestadt Stade konnte ihr engagiertes Zeitziel, den konsolidierten Gesamtabschluss 2012 bis zum Jahresende 2014 zu erstellen, vollumfänglich einhalten. Wir haben nun erstmalig einen umfassenden Überblick über die finanzielle und wirtschaftliche Lage des Gesamtkonzerns.“
Trotz dieses zusätzlichen Informationsgewinns hat der Gesamtabschluss derzeit nur eine geringe Steuerungsrelevanz für das strategische und operative Kerngeschäft. „Die Informations- und Steuerungsbedürfnisse der Entscheidungsträger sind zwar da; diese kann der Gesamtabschluss erst dann befriedigen, wenn aktuellere Daten über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Gesamtkonzerns vorliegen“, kommentiert Lütjen und hofft, dass sich der Steuerungsnutzen für Politik und Verwaltung mit zunehmender Aktualität der Gesamtabschlüsse erhöht.
Red.