Flexible Auswertung

Lose Papiere, auf denen Mitarbeiter in Handschrift ihre Arbeits- und Maschinenzeiten vermerken, bedeuten im Büro des Bauhofs zeitraubenden Mehraufwand. Mittlerweile nutzen daher auch kommunale Arbeitgeber verstärkt die Vorteile elektronischer Leistungsdatenerfassung und -verarbeitung.

 

Auch Bauhöfe, Baubetriebshöfe, Stadtwerke und Zweckverbände sind verpflichtet, ihre Arbeitsaufwendungen den Haushaltsstellen zuzuordnen, für welche die Arbeiten geleistet werden. Das neue kommunale Haushaltsrecht schreibt vor, die Arbeiten zusätzlich nach Tätigkeiten aufzuschlüsseln.

Dies führt oft dazu, dass die Mitarbeiter mit handschriftlichen Aufzeichnungen ihre Arbeits- und Maschinenzeiten notieren. Diese Tageszettel werden anschließend in der Verwaltung zur elektronischen Weiterverarbeitung manuell erfasst. Je nach Detaillierungsgrad der gewünschten Zahlen kommen so für einen 15 Personen starken Bauhof rund 10.000 bis 20.000 Einzelrückmeldungen auf die Haushaltstellen pro Jahr zusammen.

Mit moderner elektronischer Erfassung werden auftragsrelevante Daten hingegen mit wenig Zeit- und Verwaltungsaufwand gebucht und verrechnet. Die Mitarbeiter buchen alle Daten mit mobilen Erfassungsgeräten in Echtzeit– direkt vor Ort beim Arbeiten. Bei Systemen des Anbieters AIDA ORGA beispielsweise werden Anwesenheitszeiten, Auftragsbearbeitungszeiten und Maschinenzeiten synchron gebucht und bereits bei der Erfassung korrekt zugeordnet. Die mobilen Geräte werden am PC ausgelesen und die Ergebnisse sofort berechnet. Damit können unter anderem folgende Daten für den zuständigen Personalsachbearbeiter detailliert dargestellt werden:

  • Anwesenheits- und Pausenzeiten, zuschlagspflichtige Zeiten (Samstag, Sonntag, Feiertag, Nacht)

  • Auftragsbearbeitungszeiten und verschiedene Tätigkeiten

  • Zulagenpflichtige Zeiten (z. B. Erschwernis- oder Schmutzzulage)

  • Indirekt produktive Stunden (bauhof- und verwaltungsintern)

  • Unproduktive Stunden (Urlaub, Kranktage, Feiertag, Fortbildung)

  • Maschinenlaufzeiten oder Maschineneinsatzzeiten

  • Fahrzeugkilometer oder Fahrzeugnutzungsdauer

Die Mitarbeiter scannen die Barcodes vor Ort mit mobilen Erfassungsgeräten. Barcodes werden den Mitarbeitern zur Mitnahme in Form von Listen zur Verfügung gestellt oder beim Erstellen der Auftragspapiere ausgedruckt.

Mit der Buchungs-App können die Mitarbeiter via Smartphone alle Auftragsbearbeitungszeiten, Personalzeiten und Kostenstellenwechsel buchen, auch wenn kein Netz verfügbar ist. Die Kamera funktioniert als Barcode-Scanner, mit dem die mitgeführten Belege erfasst werden. Mit einem einzigen Buchungsgerät (Smartphone, Tablet) werden via App alle Zeiten der Mitarbeiter erfasst. Die Mitarbeiter vor Ort senden mit der App nicht nur ihre Buchungen an das Zeitwirtschaftssystem. Sie erhalten auch online aktuelle Informationen über die zu bearbeitenden Aufträge.

Es gibt unterschiedliche Einsatzmöglichkeiten für Barcodes, so etwa bei Tätigkeiten zur Straßenunterhaltung („Schlaglöcher asphaltieren“, „Einlaufschächte reinigen“ und „Verkehrsschilder aufstellen“) Über einen Barcode können auch pauschal alle Leistungszeiten für eine Haushaltsstelle erfasst werden. Der manuelle Verwaltungsaufwand wird somit erheblich verringert.

Wolfram Franke

Der Autor
Wolfram Franke ist Geschäftsführer Marketing bei AIDA Geschäftsführungs-Organisations-Systeme in Gechingen