Elektronische Vergabe beschleunigt das Verfahren

Digitale Signatur: Zur Gewährleistung der Rechtssicherheit elektronischer Vergabeverfahren müssen Auftraggeber und Bieter jeweils über eine persönliche elektronische Signatur verfügen. - Foto: Momius/Fotolia

Die elektronische Vergabe von abfallwirtschaftlichen Leistungen reduziert den bislang hohen Verwaltungsaufwand für öffentliche Auftraggeber und Bieter. Diese Veränderung hat das Potenzial, auch die durch starke Preisschwankungen gekennzeichneten Märkte in der Abfallwirtschaft zu verändern.

Öffentliche Auftraggeber sind seit dem Inkrafttreten der Reform der öffentlichen Auftragsvergabe am 18. April 2016 grundsätzlich dazu verpflichtet, die Vergabe von Aufträgen unter Zuhilfenahme von „elektronischen Mitteln“ durchzuführen. Ziel der Reform ist es, durch die elektronische Vergabe („E-Vergabe“) effizientere und transparentere Vergabeverfahren zu ermöglichen. Zu diesem Zweck werden elektronische Einkaufsprozesse auch in der privaten Wirtschaft schon seit Längerem erfolgreich eingesetzt.

Die Verpflichtung zur Nutzung der E-Vergabe findet insbesondere bei solchen Verfahren Anwendung, die EU-weit bekannt gemacht werden müssen, da die Schwellenwerte für den Auftragsumfang überschritten werden. Die Einführung der E-Vergabe berührt daher regelmäßig auch Auftraggeber, die zum Beispiel im Rahmen ihrer Eigenschaft als öffentlich-rechtliche Entsorgungsträger abfallwirtschaftliche Leistungen an Dritte vergeben möchten.

Ablauf von E-Vergabeverfahren

Zur Abwicklung der E-Vergabe werden als „elektronische Mittel“ in der Regel Online-Dienste („Plattformen“) genutzt, die die rechtlichen und technischen Voraussetzungen für eine sichere und transparente Auftragsvergabe erfüllen. Ausgangspunkt für die Entwicklung dieser Plattformen waren vor allem solche Dienste, die bereits zuvor zur (elektronischen) Bekanntmachung öffentlicher Aufträge gedient haben. Mittlerweile hat sich ein breites Feld an Anbietern für die Durchführung der E-Vergabe etabliert. Den öffentlichen Auftraggebern steht es grundsätzlich frei, eine Plattform ihrer Wahl für die Durchführung der Ausschreibung zu nutzen. Die Plattformen werden sowohl von Trägern der öffentlichen Hand als auch von der privaten Wirtschaft angeboten.

Obwohl technisch erhebliche Unterschiede zwischen den Plattformen bestehen, müssen sie sich an den Rahmenbedingungen des Vergaberechts orientieren. Der Ablauf der elektronischen Vergabeverfahren folgt im Wesentlichen der aus der papierbasierten Ausschreibung bekannten Abfolge an Einzelschritten. Diese Orientierung hat den Übergang von dem klassischen auf ein elektronisches Verfahren deutlich vereinfacht.

Für bestimmte öffentliche Auftraggeber besteht bis Mitte Oktober 2018 eine Ausnahmeregelung, nur vorgegebene Teile des Ausschreibungsverfahrens elektronisch abzuwickeln. So können etwa manche öffentliche Auftraggeber, die bisher über keine zentrale Vergabestelle verfügen, die Einreichung von Bieterangeboten auch auf dem Papierweg zulassen. Ab dem 18. Oktober 2018 sind dagegen grundsätzlich auch die Einreichung und die Öffnung auf elektronischem Weg verpflichtend durchzuführen.

Technische Voraussetzungen

Die Voraussetzungen für Vergabestellen und Bieter sind durch die flächendeckende Verbreitung von Online-Zugängen deutlich gesunken. Für solche Vergabestellen, die nur wenige Aufträge pro Jahr vergeben, wie etwa öffentliche Auftraggeber aus der Abfallwirtschaft, bietet sich die Nutzung von ausschließlich online-basierten Diensten an. Diese verlangen sowohl von den Vergabestellen als auch den Bietern nur handelsübliche Büro-PCs als Mindestvoraussetzung, mit denen über den Internet-Browser auf die E-Vergabe-Plattform zugegriffen werden kann. Einige Dienstleister bieten auch erweiterte Lösungen an zur Abwicklung einer Vielzahl von elektronischen Vergaben im Jahr.

Trotz der Unterschiede der Plattformen muss ein wichtiges Kriterium immer erfüllt werden: Damit die geforderte rechtssichere Abwicklung bei einer elektronischen Einreichung der Bieterangebote sowie deren Öffnung und Auswertung gewährleistet ist, müssen die Mitarbeiter des Auftraggebers und der Bieter jeweils über eine persönliche elektronische Signatur verfügen. Mit der E-Signatur kennzeichnen die Bieter das Angebot bei der Abgabe über die elektronische Plattform. Des Weiteren wird mittels der elektronischen Signatur aufseiten der Vergabestelle sichergestellt, dass nur berechtigte Personen bei der Angebotsöffnung Einblick in die eingereichten Angebote haben und Manipulationen ausgeschlossen werden.

Eine elektronische Signatur kann man für ein geringes Entgelt von einer der ausgebenden Stellen erhalten. Zu unterscheiden ist zwischen der qualifizierten Signatur (Nutzung einer Signaturkarte) und der fortgeschrittenen Signatur (Nutzung einer Software-Signatur). Die am Markt tätigen Online-Plattformen akzeptieren in der Regel beide Formen.

Vorteile der E-Vergabe

Durch die Nutzung der elektronischen Vergabe kann für die Vergabestellen und die Bieter gleichermaßen der Aufwand für die Vergabe deutlich reduziert werden. Für die Auftraggeber entfallen Druck und Versand von Vergabeunterlagen und Bieterinformationsschreiben. Auch die Auswertung wird beschleunigt, da dieser Arbeitsschritt bei Verfahren mit einer großen Zahl von Preispositionen bereits durch die Plattform erfolgen kann. Aufseiten der Bieter entfallen die Zusammenstellung der Angebotsunterlagen und deren Vervielfältigung. Zudem beschleunigt die elektronische Kommunikation zwischen Vergabestelle und Bieter (z. B. im Fall von Bieterfragen) den Ablauf deutlich.

Die Registrierung der an der Teilnehme am Ausschreibungsverfahren interessierten Unternehmen ist gemäß der rechtlichen Vorgaben freiwillig. Die Unternehmen hinterlegen bei der Registrierung ihre Kontaktdaten auf der elektronischen Ausschreibungsplattform. Nicht registrierte Unternehmen erhalten allerdings keine automatisierte Benachrichtigung über weitere Informationen zum Vergabeverfahren wie zum Beispiel allgemeine Bieterschreiben oder geänderte Vergabeunterlagen. Dies kann zur Folge haben, dass die eingereichten Angebote unter Umständen vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden müssen, falls diese nicht mehr den geänderten Ausschreibungsbedingungen entsprechen.

Die Erfahrung zeigt, dass bei der Ausschreibung von abfallwirtschaftlichen Leistungen die Zahl der interessierten großen Entsorgungsunternehmen, die sich für den Erhalt der Vergabeunterlagen auf den elektronischen Plattformen registrieren, im Vergleich zu den papierbasierten Verfahren nicht abgenommen hat. Eine Verminderung der Beteiligung von kleinen und mittelständischen Unternehmen konnte ebenfalls nicht beobachtet werden. Um Hürden bei der Nutzung der elektronischen Vergabe abzubauen, bieten viele Dienstleister für Auftraggeber und Bieter Seminare zum Umgang mit den elektronischen Plattformen an. Auch die Beratung per Telefon oder E-Mail bieten sie häufig kostenfrei an.

Alles in allem profitieren Auftraggeber aus der öffentlichen Abfallwirtschaft von einem verringerten Verwaltungsaufwand für Vergabeverfahren.

Diese Veränderung hat das Potenzial, auch die Märkte in der Abfallwirtschaft zu verändern. Die Märkte für die Verwertung von werthaltigen Stoffen (z. B. Altpapier, Alttextil, Altmetall) sind durch starke Preisschwankungen geprägt. Der hohe Verwaltungsaufwand für eine jährliche Ausschreibung rechnete sich bislang für viele Kommunen nicht, sodass mancher öffentlich-rechtliche Entsorgungsträger lieber längerfristige Verträge schließt und dafür Risikoauf- oder -abschläge der Bieter in Kauf nimmt. Dank des geringeren Durchführungsaufwandes für elektronische Ausschreibungsverfahren könnte sich dies nun ändern und kürzere Vertragslaufzeiten zum Standard werden.

Jörg Zablonski

Der Autor
Jörg Zablonski ist verantwortlicher Bereichsleiter für den Bereich öffentlicher Auftragsvergaben bei der Unternehmensberatung Tim Consult aus Mannheim. Er berät kommunale Entsorgungsträger insbesondere bei Ausschreibungsverfahren